حدد وقهر إنفاقك غير المباشر


في أي شركة معينة ، هناك فئة واحدة من الإنفاق ، والتي عادة ما تطير تحت الرادار ولا يمكن لأحد استيعابها بالكامل. نحن نتحدث عن الإنفاق غير المباشر ، أو المواد والخدمات غير المباشرة (IMS). إذا تركت دون إدارة ، يمكن أن تصبح مظلة للنفايات وعدم الكفاءة. في هذه المقالة ، نوضح ما هو الإنفاق غير المباشر ، ولماذا من المهم وضعه تحت الإدارة وأين يجب أن تبدأ في جلب المزيد من الإنفاق تحت الإدارة.  

ما هو الإنفاق غير المباشر (IMS)؟

الإنفاق غير المباشر أو IMS ليس فئة بسيطة وبسيطة. عادة ، إنها فوضى كبيرة من المواد والخدمات ، والتي لم يحاول أي شخص تصنيفها ، ناهيك عن محاولة إدارة عمليات الشراء وعلاقات الموردين. 

المواد والخدمات غير المباشرة النموذجية هي:

  • خدمات الموظفين (الموظفين المؤقتين ، التدريب ، الاستشاريين ، المدققين ، الخدمات القانونية ، التوظيف ، نقل الأفراد) ؛ 
  • مواد وخدمات تكنولوجيا المعلومات (أجهزة الكمبيوتر الشخصية ، الخوادم ، تطوير البرمجيات ، التخصيص ، الصيانة ، تخطيط موارد المؤسسات) ؛ 
  • مواد وخدمات المرافق (الأثاث ، صيانة المباني ، التنظيف ، التخلص من النفايات وإعادة التدوير ، الأمن ، خدمات المطاعم) ؛ 
  • الخدمات المالية (المصرفية والتأمين والتأجير) ؛ 
  • مواد وخدمات التسويق (واد الطباعة ، الإعلان ، الترجمة) ؛ 
  • خدمات السفر (تذاكر الطيران ، الفنادق ، تأجير السيارات ، إدارة السفر) ؛ 
  • مواد وخدمات الاتصالات (الهواتف المحمولة ، اتصال البيانات ، اشتراكات الهاتف المحمول) ؛ 
  • خدمات إدارة الأسطول (تأجير سيارات الشركة ، وقود). 

لاحظ أن بعض الخدمات ستكون مؤهلة كخدمات مباشرة إذا كانت جزءًا من عروض منتجك للعملاء ، على سبيل المثال خدمات ما بعد البيع والضمان.

عادةً ا يكون IMS خارج نطاق رادار الإدارة لأنهم يعتقدون أن إنفاق IMS منخفض مقارنة بالإنفاق المباشر. في الواقع ، غالبًا ما لا يعرفون مقدار الإنفاق المُدار. هذا أيضًا بسبب تنوع الإنفاق المعقد ، لذا ليس من السهل فهمه. 

لماذا من المهم إدارة IMS؟

إدارة IMS هي مسألة التحكم في التدفق النقدي. تشبه عملية الشراء غير المُدار ترك شركتك مفتوحة على مصراعيها. في المبيعات ، تقوم بالعمل الشاق للحصول على النقود ، ولكن إذا لم تتم إدارة مشترياتك ، فإن أموالك تتدفق. 


ماذا يحدث إذا لم يتم إدارة IMS:

  • ليس لديك لمسة سوق الموردين مما يعني أنك ستشتري على الأرجح بأسعار أعلى من منافسيك الذين يديرون نظام إدارة المعلومات الخاص بهم.
  • أنت تنفق أكثر مما ينبغي - عندما يتمكن أي شخص من فرض نفقات على حساب الشركة ، فإنه يشترى أشياء لطيفة في الحصول عليها بحرية أكبر.

على الرغم من الموردين المخلصين وزملائك المسؤولين ، فقد يميلون إلى الاستفادة من الموقف. لن يأتي موردوك إلى بابك أبدًا لتقديم خصومات طواعية. ولكن قد يتغير بمجرد إخبارهم أنك تخطط لبدء RFQ.

تركز أي شركة على حساب التكلفة المباشرة من أجل الحصول على سعر دقيق لإنتاجها. ولكن إذا لم يتم إدارة IMS ، يمكن أن تمر الزيادة العامة في التكلفة دون أن يلاحظها أحد (أو على الأقل مع وجود تأخير) وتبدأ الأرباح في التلاشي. 

تدخل IMS عادةً في تركيز الإدارة خلال الأوقات العصيبة ، عندما تعاني أرباح الشركة وتتحول الإدارة كل صخرة للعثور على وفورات في التكاليف. لا يجب أن تنتظر حتى تصبح الأوقات صعبة في إلقاء نظرة خاطفة تحت غطاء إنفاقك غير المباشر. تنفق الشركات العالمية والشركات الأفضل أداءً ما يقرب من 90٪ تحت الإدارة والتي تتضمن أيضًا الإنفاق غير المباشر.

تحديد الإنفاق تحت الإدارة (SUM)

يمكن أن تكون مراقبة إنفاقك تحت الإدارة بمثابة مؤشر أداء رئيسي ذو قيمة ، ولكن يجب النظر إلى جميع البيانات ككل وبشكل متعمق. الصيغة الأكثر استخدامًا في التحديد الإنفاق تحت الإدارة (SUM) ما يلي: الإنفاق المُدار / إجمالي إنفاق المؤسسة =٪ من الإنفاق تحت الإدارة.

المصطلح الرئيسي في هذه الصيغة هو "الإدارة" - وهو ما يحدث ذاتي للغاية. تعني كلمة "إدارة" أشياء مختلفة للمنظمات المختلفة وكل منظمة تحتاج إلى تعريف نفسها. 

لقد حددنا هنا المعايير الأساسية التي يجب مراعاتها عند إنشاء تعريف SUM لمؤسستك:

  • تشير "الإدارة" إلى عملية شراء محددة بوضوح ، معتمدة من الإدارة ، ومذكورة في سياسة الشراء. 
  • يدرك جميع أصحاب المصلحة العملية ويستخدمونها بشكل يومي عند تشغيل أنشطة الشراء.
  • تتم مراجعة العملية على فترات منتظمة لضمان الامتثال وإيجاد مجالات للتحسين.
  • عملية الشراء بأكملها مرئية. يشمل هذا (على سبيل المثال لا الحصر) التخطيط وطلب الشراء وطلبات تقديم العروض والتفاوض والموافقة والتعاقد وبريد الشراء والفواتير والتسليم وإدارة البيانات.

الملخص

لا ينبغي أن يكون الإنفاق غير المباشر فوضى لا حدود لها ولا يحاول أحد حتى إدارتها. ولكن قبل أن تتمكن من تحقيق الإنفاق تحت الإدارة والبدء في استخدام البيانات كمؤشر أداء رئيسي للمشتريات ، تحتاج إلى وضع تعريف يمكن اعتماده على مستوى المؤسسة. بغض لنظر عن التعريف المفضل لديك ، يجب أن يكون واضحًا أن الإنفاق المُدار يتم التعامل معه وفقًا لعملية راسخة.


عندما تبدأ في الإبلاغ عن النسبة المئوية للإنفاق تحت الإدارة ، يمكنك تقديمه بتعريف واضح. عندها فقط يمكنك الانتقال إلى ما يهم حقًا: كيفية زيادة الإنفاق تحت الإدارة.


اقرأ أكثر: 5 خطوات لجلب الإنفاق تحت الإدارة.

اجعل تدفق مشترياتك معنا. جرب ProcurementFlow مجانًا


هيا بنا نبدأ!

تبسيط وأتمتة المشتريات

صمم بسواعد خبراء في التوريد الشراء

الأسرع في إدخال البايانات

No set-up • No credit card required  
14-day free trial • Cancel at any time

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeština한국어PolskiالعربيةSlovenePortuguêsBahasa IndonesiaภาษาไทยEnglish