عملية RFQ فعالة

يمكن تقسيم عملية RFQ إلى أربع خطوات: التحضير ، والمعالجة ، والمنح ، والإغلاق.

1. مرحلة التحضير

هذا هو الجزء الأكثر أهمية في العملية ولا يجب أن يتم على عجل. طوال عملية RFQ بأكملها ، يجب أن تقضي 50٪ على الأقل من وقتك في التحضير و 50٪ على بقية الخطوات. خلال مرحلة الإعداد ، تصور عملية RFQ أكملها من الدعوة حتى منح الصفقة وإغلاقها. ستساعدك هذه "الصورة الكبيرة" في الحفاظ على هدفك النهائي في الاعتبار.

هناك العديد من أنواع طلبات عروض الأسعار ، بما في ذلك المزايدة المفتوحة ، أو الدعوى المختومة ، أو المزاد العكسي. عادةً ما يتم تشغيل طلبات RFQ بدعوة الموردين المؤهلين فقط ، وأوصي بفعل الشيء نفسه مع المزادات العكسية. يتراوح عدد المشاركين في عروض الأسعار بشكل عام من 3 إلى 8 ، ولكنه يعتمد مرة أخرى على الفئة.

من ناحية أخرى ، يمكن أن تكون طلبات العروض مفتوحة لجميع الموردين المحتملين. بغض النظر عما إذا كان عرض سعر مفتوحًا أو دعوة فقط ، يمكنك تشغيل الجلسات كجلسات عروض أسعار مغلقة. هذا هو نوع من عملية تقديم العطاءات حيث يقدم المشاركون عطاءاتهم في "مغلف" مختوم ولا يُسمح للمشتري بفتح العطاءات قبل الموعد النهائي النهائي. إنها إستراتيجية رائعة لاستخدامها لمكافحة الاحتيال وتسرب العطاء قبل أن ينتهي العطاء.

بمجرد أن تقرر نوع RFQ الذي ترغب في تشغيله ، فستحتاج إلى إعداد الوثائق. وثائق طلب عرض الأسعار هي مجموعة الوثائق التي سيتم إرسالها إلى المشاركين في المناقصة. قد تختلف المستندات الفعلية التي تختار تضمينها ، ولكن تتضمن هذه القائمة مستندات RFQ الأكثر شيوعًا.

وثائق RFQ الهامة

  • الدعوة والوصف: هنا يجب أن تصف شركتك والمشروع وأي معلومات أساسية أخرى ضرورية. تأكد من أن الغرض من طلب عرض الأسعار محدد بوضوح.
  • الشروط والأحكام العامة (GTC): يؤدي إرفاق نموذج GTC أو نموذج العقد إلى منح مقدمي العطاءات إطار عمل لمتابعة عند التفكير في تقديم عطاء. اذكر بوضوح المصطلحات القابلة للتداول والتي ليست كذلك. سيقلل الوضوح هنا من وقت التفاوض عندما يحين وقت إغلاق RFQ.
  • قالب التسعير: من المحبط للغاية محاولة مقارنة الاقتباسات المقدمة بأشكال وهياكل مختلفة. من خلال إعداد نموذج التسعير ، فإنك تعطي المشاركين إرشادات يجب عليهم اتباعها لتقديم عرض. سيساعدك استخدام نفس التنسيق لجميع المشاركين على مقارنة العروض والعثور على أفضلها بسهولة. إذا لزم الأمر ، يمكنك حتى أن تطلب من الموردين تقسيم الأسعار إلى عناصر التكلفة. حدد عناصر تكلفة تحليل السعر في قالب التسعير. قد تختلف عناصر التكلفة اعتمادًا على الفئة ، وبالطبع تختلف محركات التكلفة باختلاف السلع والخدمات. في RFQ ، سيكون قالب التسعير الخاص بك محددًا للغاية. بالنسبة لطلبات تقديم العروض ، يمكنك استخدام قائمة مبسطة من العناصر (أو قائمة المواد) لمنح مقدمي العطاءات فرصة مفاجأة لك بحلول جديدة.
  • متطلبات التأهيل المسبق والاستبيان: إذا لم يكن لديك موردون مؤهلون من خلال تشغيل طلب RFI ، فيمكنك القيام بذلك أثناء عملية RFQ ، ولكنك ستحتاج إلى إعداد متطلبات التأهيل المسبق والاستبيانات. قد يكون تشغيل RFI و RFQ في نفس الوقت مناسبًا لشركات إدارة المشاريع نظرًا لأنه من المرجح استخدام الموردين المختلفين في مشاريع مختلفة. لمزيد من التفاصيل حول طلبات RFI وتأهيل الموردين ، قراءة مشاركة المدونة السابقة . في بعض الأحيان يسبق معايير التأهيل المسبق اتفاقية عدم الإفشاء (NDA) أو خطاب السرية الذي يجب التوقيع عليه قبل أن يحصل المورد على بقية وثائق RFQ. قد تختلف متطلبات التأهيل المسبق اعتمادًا على الفئة.
  • منح معايير وأوزان الاختيار: من أجل الحفاظ على شفافية عملية RFQ وفهمها بسهولة من قبل المشاركين ، ستحتاج إلى وصف معايير المكافأة والأوزان التي تخطط لاستخدامها عند اختيار الفائز RFQ. يجب عليك توزيعها على المشاركين من أجل تقليل النزاعات.

بعض الأمثلة على المعايير التي يمكن استخدامها في منح:

  • وظائف المنتج / مجموعة الخدمات
  • السعر الأولي للمنتج / الخدمة المعروضة
  • إجمالي تكلفة الملكية خلال عمر المنتج
  • محركات تكلفة المنتج / الخدمة المعروضة بالتنسيق المطلوب
  • المخاطر المرتبطة بالمنتج / الخدمة المعروضة
  • القدرة على تلبية المتطلبات المنصوص عليها
  • المخاطر المرتبطة بمورد مختار (على سبيل المثال ، الشؤون المالية والتسليم والجودة والامتثال والاستدامة وما إلى ذلك)
يجب ترجيح الجوانب النوعية والنقدية والمخاطر للمنتج أو الخدمة التي يتم الحصول عليها وفقًا لمدى أهميتها لأهداف العمل. أشرك أصحاب المصلحة الداخليين عند وضع معايير منح لضمان التوافق.

الآن بعد أن قمت بتجميع مجموعة المستندات الخاصة بك ، تكون على استعداد لإرسال حزمة وثائق RFQ بالكامل إلى المشاركين.

2. مرحلة العطاء

أثناء إجراء طلب عرض الأسعار ، يجب معاملة جميع المشاركين على قدم المساواة. شارك نفس المعلومات مع الجميع. يجب الإجابة على أسئلة أي مورد وتوزيعها على جميع المشاركين.

إن تسريب معلومات الأسعار أو معلومات أخرى خاصة بالموردين إلى مقدمي العطاءات الآخرين يعد مخالفًا لأخلاقيات العمل. تحتوي بعض أنظمة الشراء الإلكتروني على وظيفة عروض مختومة حيث لا يمكن لأي شخص ، ولا حتى المشتري ، رؤية العطاءات المكتملة. لن يفتح نظام العطاءات إلا بعد الموعد النهائي. في بعض الأحيان ، إذا لم تصل إلى أهدافك السعرية في الجولة الأولى ، فيمكنك أن تقرر الخضوع لجولة ثانية (مزاد عكسي) بمشاركة محدودة. في هذه الحالة يجب أن تعطي المشاركين السعر المستهدف الذي تأمل في الوصول إليه.

3. مرحلة المنح

يعد منح الخطوة الثانية الأكثر أهمية في عملية RFQ. هنا تقرر مع من ستتعامل معه. الآن أصبح كل الجهد الذي بذلته في الإعداد ثمينًا. إذا طلبت من الموردين استخدام نموذج أسعار ، فقم فقط بجمع العطاءات ومقارنتها ، التفاح بالتفاح. هذا عندما تكون معايير الأوزان والأوزان مفيدة.

بالنسبة لقرار الإحالة ، من الحكمة استخدام مجموعة أوسع من الأشخاص ، مثل لجنة العطاءات. قم بدعوة أصحاب المصلحة الداخليين والسماح لهم بمنح العطاء بناءً على معايير محددة مسبقًا. بناءً على قرار فريق الترشيح ، اكتب مذكرة وتضمين عدد العطاءات التي تلقيتها ، وعدد العروض المؤهلة ، وما هي أسباب الاستبعاد ، وما هي معايير الترشيح والأوزان ، وكيف صوت كل عضو في لجنة المناقصات ، وما هي النتيجة النهائية قرار. قرارات منح القرارات هي بالتأكيد واحدة من الخطوات الأكثر إثارة للاهتمام التي يحب المدققون الداخليون رؤيتها ، ومن المفيد أن يكون هناك دليل متاح.

4. مرحلة الإغلاق

بعد اختيار الفائز ، قم بتعيين اجتماع لإغلاق الصفقة وتوقيع العقد. إذا وضعت GTC وشروط العقد الأخرى في وثائق طلب عرض الأسعار ، فيجب ألا تكون معقدة لإغلاق الصفقة. إذا لم تفعل ذلك ، فقد يكون لديك مفاوضات طويلة قادمة ولا يمكنك حتى التأكد من أن مستوى السعر المعروض سيبقى. بالطبع ، سيستخدم الموردون أي حجة يمكنهم زيادة سعر العطاء.

من الجيد تقديم تعليقات لجميع المشاركين ، وليس فقط للفائز. ولكن حتى إذا اخترت فائزًا ، فلا تعلن عن القرار النهائي قبل توقيع العقد. بمجرد الإعلان عن الفائز علنًا ، يحصل الفائز على دفعة من قوة التفاوض وقد يصبح إغلاق العقد صعبًا. احتفظ بخياراتك مفتوحة حتى يتم توقيع العقد بأفضل الشروط الممكنة وعندها فقط أعلن نتائج العطاء لجميع المشاركين. شكرا للجميع على مشاركتهم. الأمر متروك لك سواء قررت الإعلان عن الشركة الفائزة أم لا ، ولكن من غير الأخلاقي بالتأكيد نشر العرض الفائز.

ملخص

تعد عملية RFQ واحدة من أقوى العمليات التي يمكن للمشتري استخدامها للحصول على معلومات الأسعار من سوق الموردين. يجب أن يتعلم كل مشتري كيفية تشغيل عملية RFI و RFQ بشكل فعال. 

محاولة ProcurementFlow.com وابدأ في استخدام برنامج الشراء المستند إلى السحابة والذي يتضمن عملية RFI / RFP / RFQ فعالة وذكية


هيا بنا نبدأ!

تبسيط وأتمتة المشتريات

صمم بسواعد خبراء في التوريد الشراء

الأسرع في إدخال البايانات

No set-up • No credit card required  
14-day free trial • Cancel at any time

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeština한국어PolskiالعربيةSlovenePortuguêsBahasa IndonesiaภาษาไทยEnglish