لماذا تفشل في عملية الشراء عند استخدام Excel؟


حتى وقت قريب ، كان Excel الأداة الرئيسية لعملية الشراء - يمكنك أن تحبها أو تكرهها ولكن لا تعيش بدونها. في العديد من الحالات ، لا يزال الخيار الأفضل لإنجاز المهمة. كلما صغر حجم الشركة وعدد شركائها ، كلما زادت فعالية تتبع جميع البيانات في جداول قليلة. ولكن مع نمو الأعمال التجارية ، يمكن أن يصبح النظام الذي كان فعالًا في السابق كابوسًا مع فقد المعلومات وإهدار الوقت وإضاعة المال. 


في هذه المقالة ، نكشف عن الطرق التي يحبطك بها Excel في الشراء وما يمكنك القيام به لإعادة عملية الشراء إلى مسارها الفعال. 

إنه ليس Excel ، إنه أنت

لاتسيئو فهمي- Excel رائع! العديد من إدارات المشتريات تحب Excel ولسبب وجيه. كما ذكر سابقًا ، عندما يكون حجم العمل منخفضًا وفريق المشتريات صغيرًا ، يكون جدول البيانات  الطريقة الأسرع والأكثر راحة لتجميع بعض الصيغ وتحليل مجموعة البيانات من صغيرة إلى متوسطة .  


Excel أيضًا يبدوعالميًا ، حيث يعرف الجميع عنه بعض الشيء على الأقل ، يستخدمه الجميع إلى حد ما ، ومن السهل شرح الملفات. من السهل أيضًا إنشاء صيغ مخصصة لاحتياجاتك المحددة وإنشاء النظام الذي تحتاجه بالضبط في تلك اللحظة. 


وإذا فشل كل شيء آخر ، يمكنك فقط أن تشعر بالرضا عن نفسك ولعبة جدول البيانات التي لا تشوبها شائبة. لا شيء يظهر "المحترف الكفئ" أكثر وضوحًا من القدرة على إعداد متاهة رائعه ومعقدة لجدول بيانات. 


ولكن مع زيادة حجم البيانات ، لم يعد الحل البسيط فجأه بهذه البساطة. يمكن أن تؤدي محاولة إدارة عمليات تعاون أكثر تعقيدًا وترتيبات مختلفة وأكوام كبيرة من البيانات باستخدام حل واحد يناسب الجميع إلى تكلف أكثر في الأخطاء وتضييع الوقت وبالطبع المال. 

الزمن ، انه يتغير!

مع نمو شركتك ، تنمو عمليات الشراء معها. في الوقت نفسه ، يتطور الشراء بشكل ملحوظ. تحتاج الشركات التي  تتطلع إلى الحفاظ على قدرتها التنافسية والإنتاجية إلى تحديث عمليات الشراء الخاصة بها. 


لم تعد المشتريات مجرد وحدة تكلفة يتعامل بها المحاسبون مع جداول البيانات المتربة في غرفة المكتب الخلفية.

يتم الاعتراف بالمشتريات كأولوية استراتيجية لها تأثير أساسي على الوصول إلى أهداف العمل. رقمنة المشتريات يمكن أن يؤدي إلى 5-10٪ وفرة في التكاليف وزيادة 30-50٪ في الكفاءات.


الأسباب الرئيسية يجب أن تصبح المشتريات رقمية ، وترتبط مباشرة سرعة ، نجاعة و كفاءه  .

  • زيادة البيانات - كلما زاد عدد المعلومات التي تحتاج إلى معالجتها ، زادت صعوبة مواكبة برنامج Excel.
  • المزيد من المستخدمين في وقت واحد - كلما زاد عدد الأشخاص الذين يحتاجون إلى العمل مع البيانات في وقت واحد ، زاد حجم الأخطاء. قد تضيع المعلومات أو تتكرر أو تُحذف ويمكن أن يؤدي الخطأ المطبعي البسيط إلى حدوث سلسلة من الفوضى. يمكن أن يؤدي هذا أيضًا إلى عدة إصدارات من نفس جدول البيانات الذي لا تضاف - إذا ما تم ملاحظة هذا التكرار على الإطلاق.
  • أخطاء في إدخال البيانات - أن يخطئ الإنسان وليس ذلك بالمفاجأة   88٪ من جداول البيانات تحتوي على أخطاء. يعد إدخال البيانات يدويًا هو السبب الرئيسي ولا يمكن لـ Excel اكتشاف عدم تناسق البيانات ، كما يمكن للعديد من البرامج المستندة إلى الذكاء الاصطناعي.
  • بحاجة إلى الاستجابة بسرعة - العديد من الأنشطة اليومية تأخذ الكثير من العمل اليدوي مع جداول البيانات الكلاسيكية والتي تسبب التأخير وعدم الكفاءة. في البرنامج الآلي ، يمكنك الموافقة على الطلبات وإرسال الردود ببضع نقرات.
  • إبقاء الجميع على نفس الصفحة (ولكن ليس حرفيًا) - في المنظمات الأكبر حجمًا ، يجب أن يكون للعديد من الأقسام إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات وكذلك الحفاظ على تحديث المعلومات في جميع الأوقات.
  • الوصول إلى البيانات في الوقت المناسب - لا تعكس جداول البيانات الأنشطة اليومية دون بذل جهد إضافي. تحديث معلومات التقدم.إما لم تتم على الإطلاق أو بشكل عملاً يدويًا مملاً. وهذا يعد الكفاءة الوحيدة في تضييع وقت الموظفين وتثبيطهم في وقت واحد.
  • ربط مصادر المعلومات المختلفة - تنسيق مصادر المعلومات المختلفة له نفس المشاكل التي تواجه تحديث البيانات بشكل عام. إنه نوع العمل الذي يجب أن تتولاه الروبوتات فعلاً - وبأسرع وقت ممكن.

فما الذي يجب استخدامه بدلاً من Excel؟ 

إذا كنت تبحث عن خطوة أعلي من Excel ، فإن نظام ERPs العام (  برنامج تخطيط موارد المشاريع  ) تتبادر إلى الذهن. لسوء الحظ ، إذا كان هناك شيء يدعي أنه يفعل كل شيء ، فنادراً ما يفعل أي شيء بشكل صحيح.

في مجال المشتريات ، تفتقر نظم تخطيط موارد المؤسسات إلى بعض الصفات الحاسمة ، والتي يمكن أن تصبح مشكلة كبيرة بقدر عيوب Excel. 

  • لا تهدف ERPs للشراء - غالبًا ما تكون مخصصة للتقسيمات الأساسية للمؤسسة ، مثل التمويل والمحاسبة والمبيعات والتسويق وحتى الموارد البشرية. ولكن فيما يتعلق بالشراء ، فإنها في الغالب تمكن المستخدم من إرسال أمر شراء وهذا كل مافي الأمر.
  • التنمية المصممه خصيصاً مكلفة - يعد تطوير ERP المخصص للمؤسسة المحددة أمرًا مكلفًا ويعني المزيد من الصداع والنفقات على إجراء مزيد من الصيانة. علي المدى الطويل ، ستؤدي بعض الأدوات المحددة والمتكاملة جيدًا عملًا أفضل بأقل قدر من المتاعب.
  • وحدات المشتريات الإلكترونية معقدة وسهلة الاستخدام - حتى لو كان لدى ERP وحدة للمشتريات الإلكترونية (وهذا أمر نادر الحدوث) ، فهي تدعم وظائف محدودة ولا تقدم دفعة من الكفاءة والسرعة التي تتمنى أن تحصل عليها.


اليوم ، هناك مجموعة واسعة من حلول المشتريات الرقمية المتخصصة التي تم تصميمها جميعًا خصيصًا لتلبية احتياجات الشراء. بالطبع ، كل مؤسسة فريدة من نوعها في سياقها وعملياتها ، لذا فإن العثور على تطابق جيد يعتمد على معرفة احتياجاتك حقًا. 


فيما يلي بعض الأمثلة على برامج ومنصات المشتريات التي تتمتع جميعها بنقاط القوة الخاصة بها. 


  • شحن - منصة الشراء الإلكتروني الأسرع نمواً في مجال الخدمات اللوجستية التي تجعل عمليات توريد البضائع بسيطة وفعالة.
  • Kodiak Rating SRM - يتيح الوصول إلى المورد الأفضل والتحليل المصادر ، ويعزز التعاون ويمكّن من العثور على الموردين المناسبين ؛
  • ProcurementFlow للعمل الجماعي والتعاوني  - برنامج بسيط قائم على السحابة للتعاون مع النظراء التجاريين والموردين المحتملين ، وكذلك بين فريق المشتريات الداخلي في الشركة ؛
  • Sievo for procurement analytics - يدمج أكثر من 700 مصدر للبيانات لإعطاء رؤى قيمة حول الإنفاق وخفض التكاليف ؛
  • Basware source to pay - يَعد بي 100٪إنفاق واضح وتجميع البيانات المالية عبر عملياتك بالكامل في نظام واحد ؛

الملخص 

في أي عمل تجاري ، يعد اختيار الأدوات المناسبة للعمل خيارًا يمكن أن يكون خيار سيئ أو يكون له أثر كبير لسنوات قادمة.

قلل من الفوضى في دورة حياة المشتريات الخاصة بك ، وقلل من الخطأ البشري وحافظ على عملياتك متسقة مع برنامج الشراء الإلكتروني الصحيح. 


يتيح لك ProcurementFlow: 

  • العمل في وقت واحد على نفس المهمة مع الفريق بأكمله ؛ 
  • تتبع خلاصة التعاون المباشر - جميع أحدث الأنشطة والأسئلة والتعليقات في نفس المكان ؛ 
  • التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين - إرسال رسائل البريد الإلكتروني والتقاط الردود ، بحيث يمكن للجميع في الفريق البقاء في حلقة واحده ؛ 
  • طلب تحويل من مصادر مختلفة إلى موقع واحد ؛ 
  • إدارة مشاريع المشتريات ومعرفة أحدث حالة والمستخدم المعين على مستوى بند معين. 

جعل تدفق المشتريات الخاصة بك معنا!


هيا بنا نبدأ!

تبسيط وأتمتة المشتريات

صمم بسواعد خبراء في التوريد الشراء

الأسرع في إدخال البايانات

No set-up • No credit card required  
14-day free trial • Cancel at any time

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeština한국어PolskiالعربيةSlovenePortuguêsBahasa IndonesiaภาษาไทยEnglish