تحويل فرق المشتريات إلى نجوم نجوم المشتريات

تحويل فرق المشتريات إلى نجوم نجوم المشتريات

المشترون ضمن فرق المشتريات هم أبطال. إنها شريان الحياة لكل شركة ولا يمكن لمنظمة واحدة تعتمد على الموردين والمقاولين من الباطن أن تعمل بدونهم. 

يمكننا أن نتخيل موقفًا عندما يتوقف الإنتاج لأن جزءًا حيويًا لا يتم تسليمه في الوقت المحدد. يمكن أن يحدث هذا ي جميع الصناعات ويسبب تعطل الأعمال والخسارة المالية والإحباط واللوم.

من أجل جعل الأشياء تحتاج إل شراء الأشياء!
أهم أربعة أسباب وراء الاضطرابات التي تقودها عمليات الشراء
أهم أربعة أسباب وراء الاضطرابات التي تقودها عمليات الشراء

تفاعلات لا تعد ولا تحصى مع العملاء الداخليين

يبدأ يوم في حياة فريق الشراء عادةً بطلب شراء. تأتي هذه من مختلف الطالبين وعبر قنوات مختلفة. أسوأ الطلبات هي تلك التي يتم تقديمها بجوار مبرد المياه ويتم وصفها بأنها عاجلة. هذه سيئة لأن التفاصيل المهمة قد يتم تفويتها وعادة ما تحتاج هذه الطلبات ، في مرحلة لاحقة ، إلى توضيح داخلي أكثر من تلك التي تأتي تلقائيًا من خلال تشغيل MRP أو يتم إرسالها مكتوبة.

في المتوسط ، يتلقى مشتر واحد 10 من الطلبات يوميًا مما يجعل 50 في الأسبوع. قد لا يبدو هذا رقمًا كبيرًا ، ولكن كل طلب يؤدي ، في المتوسط ، إلى 15 تفاعلات ، وفي كثير من الحالات ، قد يستغرق الأمر أكثر من يوم لإرسال أمر الشراء إلى المورد. عشرة طلبات x 15 تفاعلات = 300 تفاعلات داخلية يوميًا مع التفاصيل التي تحتاج إلى توضيح من أجل تحرير أمر الشراء.  

قنوات تفاعل الشراء النموذجية:

  • رسائل البريد الإلكتروني.
  • طلبات الشراء على الورق.
  • مكالمات هاتفية.
  • الدردشات.
  • تواصل شفوي.
  • بعد ذلك.
  • تعليقات.

تحدث معظم التفاعلات قبل إرسال أمر الشراء إلى المورد (تم إدخال أمر الشراء إلى ERP).
تحدث هذه التفاعلات لأن طلبات الشراء وتدفقات الموافقة معقدة ، ويحتاج المشترون إلى تحويلها ومطابقتها مع عروض الطرف الثالث (المورد).

يحتاج المورد ، في نهايته ، إلى تحويل الأمر المستلم إلى أمر مبيعات داخلي أو أمر تصنيع أو مهمة خدمة وضمان التسليم في الوقت المحدد وعل الجودة وفقًا لعقد العميل.

إلى جانب معالجة الطلب وإصدار أمر الشراء ، هناك العديد من المهام الأخرى التي يجب على فرق المشتريات القيام بها ؛ يمكن تقسيم هذه بين استراتيجي أو التشغيل أنشطة.

استراتيجي

  • تخطيط وإدارة المفاوضات مع الموردين.
  • قرر تخصيص الحجم.
  • قم بإنشاء وتشغيل RFP / RFI / RFQ الأحداث.
  • التعاون مع الوظائف الأخرى.
  • تشغيل والمساهمة في مشاريع التوفير.
  • شارك في تطوير منتج / خدمة جديدة.

التشغيل

  • التعامل مع طلبات الشراء.
  • تحرير أوامر الشراء.
  • احصل على إقرارات وتأكيدات طلب المورد
  • طلب T & L (النقل والخدمات اللوجستية).
  • رصد ومراقبة مستويات المخزون.
  • مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية لأداء الموردين.
  • معالجة الفاتورة.
  • تقديم تحديثات الحالة لأصحاب المصلحة الداخليين.
  • مكافحة الحرائق (في حالة التسليم المتأخر أو مشاكل الجودة).

اعتمادًا على كيفية تسمية الفرق ، فريق سلسلة التوريد ، فريق المشتريات أو فريق الشراء ، ثم تختلف المهام أيضًا قليلاً. يمكن العثور على نظرة عامة حول الاختلافات بين سلسلة التوريد والمشتريات والشراء في المدونة التالية: 'هل أنت مدير المشتريات أو المشتريات أو سلسلة التوريد؟ "

هذه القائمة ليست كاملة بالتأكيد ، لكنها توضح أن الشراء ليس مجرد وظيفة خدمة تلبي الطلبات بشكل أعمى. بدلاً من ذلك ، تحتاج إلى إدارة الاتصال والعمل جنبًا إلى جنب مع جميع الوظائف الأخرى. 

خمسة عشر شيئًا يزيد من تعقيد حياة المشتري
خمسة عشر شيئًا يزيد من تعقيد حياة المشتري

ثلاث خطوات بسيطة للتحول الرقمي للعمل الجماعي المشتريات

يعد التحول الرقمي موضوعًا ساخنًا في غرف الإدارة وكل وظيفة لديها حاليًا استراتيجية رقمية ، أو على الأقل رؤية ، لتصبح رقمية أكثر في المستقبل. لا تختلف سلسلة التوريد ، بما في ذلك المشتريات والمشتريات. في حين أن العديد من تحسينات العملية تركز على البيانات والخوارزميات المختلفة ، مما يساعد على اتخاذ قرارات أفضل ، يمكن تحقيق أكبر تحويل رقمي مع تأثيرات فورية من خلال العمل الجماعي.

 يمكن أن يكون للتركيز على مواضيع مثل التعاون والمشاركة المبكرة والإدارة البصرية والنظرة العامة على العمليات تأثيرًا إيجابيًا فوريًا على العمل الجماعي ويعزز تحفيز الموظفين.

هناك ثلاث خطوات بسيطة يمك لمديري المشتريات اتباعها من أجل إجراء تحويلات رقمية في فرق المشتريات:

  1. الإقرار بالحاجة إلى التغيير وتحديد المجالات الرئيسية ؛ إنشاء رحلة رقمية.
  2. اكتشف أين يمكنك الحصول على مكاسب سريعة وتجربة بعض الحلول الجديدة.
  3. شرح النتائج للإدارة والوفاء ، خطوة بخطوة ، الرحلة الرقمية بأكملها.
نعترف بالحاجة إلى التغيير.
  • لماذا يعاني أعضاء الفريق من الإجهاد وما يسبب الإحباط الداخلي ؟؟؟ ليست فكرة سيئة أن تستخدم 5 لماذا التحليل من أجل تحديد السبب الجذري الحقيقي. AllAboutLean.com كتب نظرة عامة جيدة عن 5 WhyMethodology .
  • ما أسباب اضطرابات التسليم ولماذا تحدث الأخطاء البشرية؟
اكتشف أين يمكن الحصول على انتصارات سريعة جرب بعض الحلول الجديدة
  • كمثال ، من الممكن أخذ www. ProcurementFlow.com عرض توضيحي لمدة 14 يوم.
  • يمكن توجيه جميع طلبات الشراء في لوحة واحدة. سيحصل كل مقدم طلب على تحديث تلقائي للحالة ويمكن لفريق المشتريات خفض أوقات التقارير اليدوية بشكل كبير.
  • قم بتعيين المهام لأعضاء الفريق وقم بالمتابعة التلقائية.
  • استخدم لوحة المشتريات لاجتماعات الفريق السريعة.
  • يتم التقاط جميع الاتصالات ، ويعلم الجميع ما هي أحدث المعلومات الصالحة.
إظهار النتائج للإدارة
  • يجب تقديم المدخرات ، سواء كانت قاسية أو ميسرة ، إلى الإدارة.
  • يمكن لفريق المشتريات والمشتريات قضاء المزيد من الوقت في العمل الاستراتيجي.
  • فريق المشتريات هو شريك تجاري متساوٍ لجميع الوظائف الأخرى ويجب أن يشارك دائمًا مبكرًا.
  • الفريق أكثر حماسًا وتنخفض أرقام دوران الموظفين.

تنفيذ حلول جديدة مثل ProcurementFlow.com يعد تحويل المشترين إلى لاعبين شغوفين في الفريق بمثابة تغيير في النموذج ، حيث يوفر هذا الحل طرق عمل بديهية للشراء ويربط العملية بالتواصل. هذه قطعة حيوية في تجنب اضطرابات التسليم وإدارة التفاعلات والتغييرات.

أداة إدارة العمل والتعاون

ProcurementFlow.com   عملية شراء تمكينية معززة مع خطوات الشراء الرئيسية - مثل الاحتفاظ بالمعلومات المتعلقة بالمورد في ملف واحد   SRM (إدارة علاقات الموردين) نظام وصيانة عملية RFI / RFP . يتم تبني التعاون بين الوظائف المختلفة ، والأهم هو أن كل فرد في الفريق موجود دائمًا في نفس الصفحة.

هيا بنا نبدأ!

تبسيط وأتمتة المشتريات

صمم بسواعد خبراء في التوريد الشراء

الأسرع في إدخال البايانات

No set-up • No credit card required  
14-day free trial • Cancel at any time

DeutschFrançaisItalianoEspañolPortuguêsčeština한국어PolskiالعربيةSlovenePortuguêsBahasa IndonesiaภาษาไทยEnglish